La gestion du backoffice même avec la mode de la dématérialisation est toujours d’une terrible lourdeur : pénible souvent rebutante, chronophage voir déprimante pour nombre d’entrepreneurs. Faire appel à une secrétaire à temps partagé permet de se libérer du temps et ainsi être plus productif, plus serein et moins seul dans la vie entreprenariale. En effet la solution d’externalisation n’est pas seulement réservée aux grosses entreprises bien au contraire.

Vous êtes entrepreneurs d’une petite structure

Entrepreneur d’une TPE, vous êtes entourés d’un banquier, d’un comptable pourquoi pas de salariés. Chacun a son rôle à jouer. Vous devez pour autant penser à vérifier la trésorerie, faire les devis, les factures pour les clients, demander les règlements, rassembler les documents pour faire la comptabilité et aussi suivre la présence, les absences, les congés de vos salariés…. Ne parlons pas de la communication, de la visibilité qu’il faut avoir pour être connu et concurrentiel !! Quel est le rapport avec votre cœur de métier ?

Gestion commerciale

En effet être entrepreneur demande du temps, de l’énergie pour assumer toutes les attributions nécessaires à faire tourner correctement une société : plus que la maintenir, il est important de la faire évoluer et prospérer.

Certains d’entre vous ont heureusement un membre de la famille qui peut vous venir en aide. Parfois tout va bien, parfois le travail devient source de tension par manque de temps ou d’expériences.

Qu’est ce qu’une secrétaire peut faire pour votre entreprise ?

Une secrétaire peut effectuer un très grand nombre de tâches liées au fonctionnement d’une société.

  • Prendre en charge les appels (entrants tels que les clients, sortants par exemple relance règlements),
  • Organiser et classer des documents (archivage, conservation des documents)
  • Gérer les besoins et retours du comptable (avoir les factures pour récupérer la TVA)
  • Etablir des tableaux de bord (faire le point sur les paiements entrants et sortants avec prise en compte des échéances)
  • Structurer une communication variée sur les réseaux sociaux (être visibles et se faire connaître demandent une grande rigueur comme une ligne éditoriale)

Autant de travaux récurrents permettant le bon fonctionnement d’une entreprise et extrêmement chronophages quand ils ne s’avèrent pas couteux à l’entreprise (gestion de trésorerie, délais de paiement). Pouvoir gérer sa trésorerie, payer les charges et impôts dans les temps avec des estimations au plus près du réel est crucial pour prendre les bonnes décisions.

En quoi l’intervention d’une secrétaire à temps partagé est intéressante ?

Vous êtes libre car CLIENT et non patron ! Titre bien plus valorisant et facilitant les échanges entre professionnels

  • Une secrétaire à temps partagé est indépendante,
  • Le contrat qui vous lie vous soumet aux règles contractuelles commerciales.

Votre besoin est au cœur du choix du type d’intervention.  De 1 h par semaine, vous êtes libre de choisir un forfait hebdomadaire d’une journée consécutive ou découpée sur la semaine. Vous n’êtes pas enchaînés à un salarié. Toute heure commandée sera productive, vous libérera du temps. La possibilité d’augmenter ou baisser l’intervention de la secrétaire vous permet de gérer absence, surcroit de travail, dossier exceptionnel en toute liberté.

Les tâches inérantes à la vie d’entreprise sont effectuées soit dans les locaux de la société soit en télétravail toujours avec pour objectif de répondre à un besoin et une charge de travail précise.