gestion administrative

Gestion Administrative

L'Organisation

Nous accumulons toujours autant de documents même avec la transformation digitale des entreprises.

Que faire de tous ces papiers ? Lesquels conserver ? Comment les ranger ?

Structurer la classification de tous ces documents permet une meilleure gestion de son entreprise. 

Par exemple, la comptabilité appelle de transmettre les informations régulièrement pour un suivi de la bonne santé de l’entreprise.

Les documents numériques doivent être également classés.

Nous devons toujours être à même de retrouver les informations. Lors de démarche administratives, nous devons transmettre des pièces justificatives en .jpg ou .pdf. 

Le Classement

Classeurs, Pochettes, Dossiers suspendus, il y a l’embarras du choix. Le principal étant que chacun s’y retrouve et s’y sente à l’aise.

Les codes et la législation nous obligent à conserver, archiver ou jeter les papiers pendant une durée précise.

Par contre chacun est libre de classer ces documents. Chacun a sa logique et choisira sa manière de ranger. 

Le suivi

De manière à ne pas être débordée, il est judicieux de classer régulièrement ces papiers voir de le faire systématiquement au fur et à mesure.

Vous verrez ! Changer le « je le ferais plus tard » en « je le classe immédiatement ». Cela vous prendra moins d’une minute et vous vous rendrez compte que l’automatisme généré vous permettra de gagner du temps lors d’une recherche d’informations.

L'archivage

Vos documents prennent de la place. Vous rêvez de le jeter au feu pour gagner en place… En effet certains pourront être supprimés mais beaucoup doivent être conservés une dizaine d’année, à vie pour certains.  

Les boîtes à archives dans lesquelles sont classés les documents par année permettent de retrouver le papier ou l’information que vous rechercherez exceptionnellement. 

Travaux Administratifs Réalisés

Le poste administratif est crucial